頂尖外商顧問的超效問題解決術

作者简介 · · · · · ·

作者NAE 页面浏览次数高达十万次的部落格“NAE的工作效率化笔记”部落客，外商顾问公司主管。生于一九八○年代。先后于早稻田大学、东京大学研究所学习资讯工程，随后进入外商顾问公司任职，从事以IT为主轴的策略拟定及企业革新专案。举凡伴随以金融业与零售业为中心的并购而来的系统全貌拟定、零售业资源计画系统的国际推广规划、制造业的IT策略拟定等，不限业种且不分日本国内外的上亿日圆规模专案经验，可谓相当丰富。除此之外，他以“科技前瞻者”之姿，洞悉IT进化带来的未来商业模式及影响，并参与启蒙活动规划超过五年。近年来经常担任公司内部新进人员训练或企业客户的读书会讲师，十分活跃。人生座右铭为“清楚、正确、朴拙”，擅长务实的顾问工作，但同时也是个口头禅为“这样做比较快吧？”的效率狂。译者简介简琪婷辅仁大学食品营养系毕业，后赴日进修日文及空间设计课程，返国后长年从事日文应用相关工作，曾经手日剧节目及小说文学、生活实用等书籍之翻译。作品包括弘兼宪史著作《课长岛耕作成功方程式》系列、柳田邦男著作《牺牲》、相川秀希著作《一定做得到！超强蓝笔记忆法》、南云吉则著作《为什么一流人才的专注力能持续一整天？》等，目前为专职自由译者。

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前言 “无理要求”可提高生产力 CHAPTER1 规划安排“让工作速度快上三倍吧！” STORY—规划安排的生产力— “原本花十天才搞定的工作，三天就要完成交差。” SCENE01—工作规划— “不能立刻著手进行吗？” ①逻辑思考——巩固工作框架 ②WHY／WHO——掌握工作的“目的”和“对象” ③WHEN／WHAT——去除多馀内容，从捷径著手 SCENE02—作业规划— “不能仰赖作业效率吗？” ①HOW——规划作业流程 ②作业规划——极度压缩“等待时间” ③待审——以“预约”避免等待主管的审阅 ④整体效率——当心合作误差 SCENE03—作业效率— “作业为何卡关？” ①紧急的陷阱——保证正确的优先程度设定方法 ②作业效率化——作业不卡关的诀窍 STORY—规划安排的要诀— “洞悉最终目标，就从捷径著手。” COLUMN1 “无理要求”的根本原因为何？ CHAPTER2 表达方式“能于三十秒内简明扼要地说明一下吗？” STORY—表达方式的生产力— “对方同意一小时后拨五分钟给我们。” SCENE04—开场白的说法— “如何让对方竖耳倾听？” ①开场白——根据对方的情绪模式变换说法 ②主旨——洽谈时间越短时，越得让洽谈目的清晰明确 SCENE05—进行洽谈的方式— “为什么会谈到离题？” ①说明的逻辑——采用对方听得懂的“逻辑” ②冗词赘句——绝不多说一句废话 ③吸引注意——刺激性的措辞具有“反作用力” SCENE06—深入表达— “光说理由，对方无法理解吗？” ①抽象．具体——为逻辑添加故事性 ②当成自己的事——置换“主词．观点”，陈述过去的实例 SCENE07—谈后感觉— “事情办完不能直接走人吗？” ①倾听——让对方畅所欲言 STORY—表达的要诀— “说法必须发挥种种巧思。” COLUMN2 “用正中央的小便斗上厕所”？ CHAPTER3 电子邮件术“什么？我没看到那封信啊！” STORY—电子邮件的生产力— “让总是嫌麻烦而不做事的业务承办人确实回信。” SCENE08—收件者视角— “原则上都不看电子邮件吗？” ①主旨——避免“未读不回” ②内文——让对方十秒看完 ③附件资料——别让对方轻易开启附件资料 ④回信——回信速度将随事由的写法而异 ⑤苦等时间——预设即使对方没有回信，也能展开作业的机制 SCENE09—与对方保持均势— “寄送电子邮件时，别仰赖邮件本身？” ①收件者和副本清单——以具备强制力的电子邮件，加快对方的反应速度 ②提醒——凡是紧急电子邮件，就让“联系管道多元化” ③总结——补充说明到进行总结为止 STORY—电子邮件术的要诀— “电子邮件必须时时秉持‘对方的视角’。” COLUMN3 电子邮件是落伍的联系工具？ CHAPTER4 资料制作术“让客户看一次就点头同意。” STORY—资料制作的生产力— “让浅野执董看一次就点头同意。” SCENE10—资料的纲要— “应该以纸笔撰写资料吗？” ①资料的纲要——草稿为“结论＋三个理由” ②内容整理——基本架构之所以基本的理由 ③自我审阅——“过关资料”的原则 SCENE11—送审及回头修正— “如何避免做出不符对方需求的资料？” ①针对指摘的因应——回头修正具有“先后顺序” ②背景原委——资料的完成度取决于“调查” ③易懂程度——和“相关人员”一起制作资料，而非“独立”作业 SCENE12—琢磨资料的方法— “如何做出令人心生共鸣的资料？” ①遣词用字——“冠冕堂皇的说法”必须加以变换 ②编排设计——相较于外商风格，务必更重视认同感 ③对资料的用心——避免“连环误会” STORY—资料制作术的要诀— “射出‘精准一击’。” COLUMN4 于“思考之前”进行思考 CHAPTER5 会议运作术“这次的会议，就由你主持进行吧。” STORY—会议的生产力— “可以代我主持会议吗？” SCENE13—会议规划和准备— “务必于会议前就开始撰写会议记录喔。” ①会议规划——于“会议前”撰写会议记录 ②事前准备——消除惊讶感 ③成本效益比——共同掌握会议成本 SCENE14—会议运作— “何谓挫败会议？” ①模拟问答——预测并解析对方提问 ②暂无结论——无法做出决定时，先拟定“决定方式” SCENE15—会议的产出— “于会议后闲聊的意义为何？” ①会议笔记——结论和因应措施得迅速留下迹证 ②会议记录——以“议题→讨论过程→结论．因应措施”进行整理 ③剩馀时间——效果之佳，犹如让对方吃一记重拳的“闲聊”威力 ④说服力——信赖和尊敬为工作价值的泉源 STORY—会议运作术的要诀— “让会议变成‘自己的剧场’。” 结语为了解决“无理要求”，“工作的基本”非常重要